審核，在與客戶接觸的那一刻就已經開始

 

　　供應商安排接你的司機或者是對應接口人，就是你了解供應商信息來源渠道，簡單聊一聊公司經營狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距離，同時也能獲取第一手供應商企業信息，如企業的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動等。

 

一、審核前準備

 

　　在審核前通知對方審核計劃，讓供應商安排好相應的人，做好審核現場的接待工作，提高審核效率。

 

　　在審核計劃中主要包含的信息有：時間、部門、關注的活動、相關人員等。

 

二、首次會議

 

　　一般來講在審核計劃中，到達供應商現場第一步安排即為首次會議。

 

　　首次會議意義重大，因為參加者包括供應商的管理層、各相關部門的負責人、現場協助引導人員等。它是審核組與供應商關于本次審核目的、方式、安排的重要溝通過程。

 

　　一般建議在審核計劃中，要求被審核方的老板或總經理（即第一負責人）要出席首次會議，如果有事請要提前告知審核組。這個過程可以幫助審核組了解對方的合作意愿，也能了解對方的經營戰略。

 

　　會議內容首次會議的時間控制在30分鐘左右，主角應該是審核組（員）而非供應商。一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后是供應商介紹各個部門負責人和公司基本情況。

 

三、現場參觀

 

　　首次會議結束，進行現場參觀，這個過程對整個審核的成功也是非常重要的。

 

　　（一）現場參觀的兩個目的

 

　　目的1：管理細節

 

　　一般安排的時間是1個小時甚至更長的時間，它的目的是對被審核現場有一個大致的了解。

 

　　除生產車間外，一些容易忽略的地方往往更難反映對方的管理細節，如門衛、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當看到這些現場的人員，工作狀態非常松懈的話，那生產車間管理的再好，很可能是為審核刻意準備，而不是日常狀態。

 

　　管理的細節不是在生產產品的車間，而是在門衛、倉庫、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。

 

　　它們似乎與產品離著很遠，但企業管理活動的要求應該是一致的。有經驗的審核員也是通過管理的細節，來判斷供應商的管理水平和能力的。

 

　　在現場可以直觀地看到最真實的員工精神面貌，士氣高昂的員工與邋遢、冷漠的員工會形成鮮明對比。與現場工人交談幾句，從工人的面部表情和肢體語言也可以得到重要的第一印象，因為這些直接反映了工人的情緒及對工廠的滿意度。工人們工作熱情很高，在這樣輕松愉悅的環境中工作，效率相對更高，產品的質量也會讓人更有信心。

 

　　在車間走動可以注意觀察是否有忙閑不均的現象，例如機器在自動加工的時候，工人長時間在旁邊無所事事，或者是有的工位上的工人在長時間等待物料。存在這種現象說明工廠缺乏精益管理，人員利用率低，閑散的員工也會影響其他人的工作氛圍，整體工作效率低，成本必然更高。

 

　　應該留意車間的光線是否充足，空氣流通是否順暢，現場是否有異味，噪音是否太大，車間是否整潔，因為這些也會直接影響工人的心情，進而影響生產效率和產品質量。很難想像一個現場氛圍懶散、低落、冷漠，員工或心懷怨氣或無所事事的工廠能夠做好產品、創造效益。

 

　　目的2：看標準與規范生產

 

　　標準與執行

 

　　標準是最佳的狀態和統一的執行參照。沒有標準就無從執行，就沒有改進的著眼點。生產現場應該有的標準很多，包括作業和品質標準，5S與安全標準、操作與維護標準，流程與返工標準、安全庫存標準等等。

 

　　很多工廠現場都有SOP（標準化作業流程），我們可以觀察這些標準是否有漏項、能否易于執行、中間是否有斷點。檢查是否寫的、說的、做的一致，質量控制點是否以醒目的標志或顏色加以突出。

 

　　通過觀察同一個工序的不同員工具體操作過程，可以發現其中是否有差異，包括動作的順序、操作力度、是否有遺漏等方面。有差異說明員工缺乏標準化操作培訓，則產品發生變異的可能性大大增加。

 

　　品質管控

 

　　現場觀察應著重留意車間對于不良品的處理方式。好的工廠會將問題暴露出來，而不是將不良品和廢品掩蓋起來。例如用燈光聚焦廢料，或用紅色標簽將其醒目標出，這樣可以立刻知道廢料是否在增加，或者生產流程的某段是否正在生產不良品。

 

　　在制品、半成品的可追溯性也可以在現場很容易地看出來。在好的工廠里，每個部件都有一張卡片或一份文件跟隨流轉，注明來源、經手加工的人員、所使用的設備等信息，在任何工序發現問題均可輕易追溯到源頭，也便于改善。

 

　　現場可以通過工人對于零部件的防護程度，來判斷品質管理的精細度。

 

　　通過觀察不良品數量和比例，也可初步判斷一個工廠的質量控制過程是否合格。

 

　　目視化

 

　　目視化管理是很多高級管理手段的基礎，是一個生產企業管理水平的直觀傳達。在管理良好的工廠中，目視化工具隨處可見。包括工作場所的組織與標準化、結果性指標目視化、標準作業目視化、控制性指標目視化、自動防錯與糾錯目視化、警報機制等等。參觀時，應注意尋找各種目視化工具。

 

　　目視化的管理看板，可分為靜態的和動態的管理看板。靜態的看板主要是傳達組織長期的管理理念，動態的看板是管理者隨時要把握的管理信息，更能反映一個工廠的管理水平和能力。

 

　　5S是現場組織與標準化的體現，是目視化的底層應用。然而由于種種原因，現實中大多數的中國企業在5S管理方面都走進了誤區。一家大型電機制造廠，生產車間一眼望過去幾乎一塵不染，所有的地面都涂著漂亮的油漆，各種目視化的線條、標識等都做得很象樣子，但唯獨缺乏安全警示標志。過于光滑的路面摩擦力不足，人走在上面不小心都會滑倒，手推車、叉車也可能會打滑。這樣的表面功夫做得很足，但還是有很多安全隱患。

 

　　工具設備狀態

 

　　在好的工廠里，設備整潔而且保養良好，設備相關信息一目了然并且即時更新。在一個鑄造廠的機加工車間，雖然各種車床都不是很先進，甚至歷史很長，但都在良好的狀態下運轉。我看到每臺機器的側面都醒目地貼著一張卡片，上面記錄著該設備的型號、采購日期、價格、供應商、維修記錄、保養記錄等等。此外，日常點檢表也記錄得很完整，有的點檢表上清晰地記錄著操作工發現的隱患，以及設備部門的簽字及處理方案。這說明設備管理和保養形成了良性體系。

 

　　（二）現場觀察注意事項

 

　　現場觀察是發現問題的最直接的手段，絕大部分問題都會在現場表現出來，可快速對工廠做初步評估，由此追根溯源，也可以減少很多工作的盲目性。

 

　　本文探討的僅僅是現場觀察眾多內容的一小部分，現場觀察還有很多方式方法及不同的著眼點，但基本原則和需要注意的事項是一致的。

 

　　首先，不能帶有色眼鏡來看現場，不能懷揣著結論到現場找證據，這樣往往會有失偏頗。

 

　　其次，現場不能光看表面，需要核對說的、寫的、做的是否一致，需要多問幾個為什么。

 

　　第三，應同時以宏觀和微觀的眼光來看，采用縮的方式聚焦細節，采用放的方式來看整體。

 

四、管理體系文件現場確認

 

　　一般來說，在進行現場審核前，會依據供應商管理規則收集潛在供應商相關管理體系文件。

 

　　現場考察任務之一就是對這些文件的真實性，進行一次原件核驗。

 

五、現場審核總結會議

 

　　找問題不是現場審核的目的，在完成現場考察、核驗工作后，審核組對當天的現場考察工作做出簡單總結，對供應商的優點提出肯定的同時，對發現的問題，不滿足項提出初步改進意見，同樣非常必要。

 

　　發現問題并改進，找到滿足企業需要的合作伙伴，才是現場審核終極目標。