在物料供應商的生命周期過程中，準入通過后將處于合格狀態，對于合格物料供應商的日常管理，主要包括證照更新、年度供應商審計、供應商績效評價、供應商信息變更。

 

1、證照更新

 

　　關于證照更新，企業的供應商數量較多時，對應的物料數量也會較多，一個供應商供應多個物料的情況普遍存在，特別是試劑類供應商，可能供貨多幾十甚至上百個物料，對應的證照更多，對于一些帶有效期性質的證照，管理起來工作量會比較大，因此在線下管理時，建議維護Excel表格，在準入時即維護各個證照的有效期至信息，通過Excel的條件格式進行近效期、超期的顏色提醒，定期篩選Excel實現近效期證照的篩查，采用信息系統進行管理時，可以考慮規范不同類別、不同等級的物料及供應商需要提供的證照類型，同時維護好各個證照的有效期至信息，從源頭進行規范，通過信息化的方式對近效期證照進行提醒和管理。

 

　　另外，考慮到企業的產品管線不同，如果存在大量的研發類產品，可能會存在采購量不大、頻次低、價格少的情況，可能在更新供應商證照時遇到較大的阻力，因此可以考慮增加供應商凍結的管理機制，當滿足條件（如一段時間內不存在購買情況，且短期內可預見不會有排產）時，可以考慮凍結該供應商狀態，待采購前評估是否需要額外的評估活動，待通過后恢復至合格狀態。

 

　　如果供應商處于正常供貨的狀態，從合規控制的角度，可以額外定義證照的關鍵程度，如關鍵證照過期，可以自動凍結該物料供應商，以便更好地進行管理。

 

　　此外，還可以考慮和SRM進行對接，實現供應商自主維護證照信息，但是和SRM的對接受限條件更多，在此不做展開，后期單獨進行分享。

 

2、年度供應商審計

 

　　對于年度供應商審計，同樣可以考慮Excel的方式進行審計效期的管理，在制定年度審計計劃時，結合審計效期、排產計劃確定明確需要執行審計的供應商，如果確實無排產計劃的，可以考慮上述的凍結機制，以減少不必要的質量資源投入。

 

　　目前集團化管理的企業數量相對較多，在安排供應商審計時，可以考慮集團化質量審計的方式，具體內容可參考新版GMP指南相關內容，采用合適的方式集中對供應商進行審計，集團內企業引用審計報告時，仍然需要確認供應商對應物料在本企業中的最高等級，如集團審計的要求低于本企業，直接引用報告可能會帶來潛在的風險，因此對于是否允許引用，以及引用時的判斷原則，需要在SOP中予以明確，通過受控表單的方式進行記錄。

 

　　另外，即使引用了供應商審計報告，對于后續發現項的整改跟蹤，需要和集團供應商管理部門進行充分的溝通，確保相關的問題得到了持續的整改和跟蹤，如果在整改期間由于各類原因導致供應商狀態發生變化的，同樣需要集團內進行信息的互通，避免出現集團供應商管理部門已判定被審計供應商不合格，但是子公司仍然維持合格的情況出現。

 

　　在安排具體的審計行程時，可以從供應商地址的維度合理安排審計行程，以便在相對合理的時間和預算范圍內完成盡可能多的供應商審計，減少此過程中耗費的成本。

 

3、績效評價

 

　　績效評價方面不同企業的管理顆粒度不同，有按照供應商維度進行評價的方式，也有按照物料維度進行評價的方式，如果質量管理資源充足的話，盡可能按照物料的維度進行評價，因為同一個供應商所供應的不同物料，大概率屬于不同的物料等級，在評價周期、可接受標準維度也會不盡相同；當然采用供應商維度的評價時，也需要包括各個物料的表現，否則評價結果可能存在潛在的風險。

 

　　除評價對象不同外，在進行績效評價時，往往在年底進行統一的評價，但是此種方式往往工作量極其大，短時間之內可能無法高質量地完成評價任務，因此建議根據物料供應商的準入日期以及評價周期定義其評價有效期至，能夠將任務分散在全年，可以更加合理地安排工作任務，也能夠更加精細地對物料供應商進行評價。

 

　　在評價結果方面，可以考慮根據物料供應商的評價數據決定其評價等級，如良好、一般、較差、建議汰換等，對于一些優秀的物料供應商，可以考慮適當放寬評價及供應商審計周期，以便將更多的質量資源釋放到其他待改進供應商的管理上。

 

4、供應商信息變更

 

　　對于供應商信息變更，企業往往很難及時獲得供應商的通知，這個與供應商的采購量、簽署的質量協議等息息相關，無論是供應商主動通知還是企業自己發現的供應商信息變更，首先應予以記錄，并且需要進行嚴格的判斷，對于一些重大的變更，例如生產工藝、生產地址、質量標準等需要采取合適的評估活動，例如標準對比、樣品檢測、供應商審計等，經過充分評估后方可繼續維持合格狀態，因此供應商信息變更并不是簡單的對供應商的基礎信息進行更新，而是采用類似企業變更控制的理念進行細顆粒度的管理，避免引入潛在的風險。