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在化妝品行業，產品質量的根基往往藏在供應鏈的細節里——一家合規的供應商能成就品牌口碑，而一個隱藏的漏洞也可能引發全線危機。
從生產車間的潔凈度到倉庫的溫濕度記錄，從包材供應商的質檢報告到生產批記錄的筆跡真偽，每一次現場審核都是一場“顯微鏡下的真相挖掘”。然而，現實中不少企業仍面臨：審核流于形式、關鍵項被刻意回避、甚至遭遇“表演式迎檢”的困境。
本文基于行業資深審核員的一線經驗，拆解審核動線設計、文件核查技巧、人員問詢話術中的關鍵陷阱，提供一份“去濾鏡”版的現場審核指南。無論是初創品牌首次驗廠，還是老手應對“高配合度造假”，這些硬核要點將幫你撕開表象，真正鎖定供應鏈風險。
一、審核前準備
1、供應商“背景調查”
1）查驗證照：
基本上需要供應商是否具備合法經營資格，包括營業執照、行業相關認證、ISO體系、環保合規等等。
針對供應的不同產品，需要查驗的資質文件有所區別，例如：
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供應產品類型 |
查驗資質 |
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化妝品 |
化妝品生產許可證 |
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香精 |
IFRA證書或符合GB/T 22731-2017 日用香精標準要求等其他證明文件 |
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進口原料 |
報關單 原產地證明 原料生產國允許使用的證明文件 |
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使用動物臟器組織及血液制品提取物的原料 |
生物來源證明文件/檢驗檢疫證明 |
2）隱性風險排查：
通過「信用中國」網站核查行政處罰記錄。
3）除了供應商合法資質的查驗，其他我們需要事先了解的信息，例如生產能力、質量情況、產品銷售業績、交付周期、財務信息等，可以通過《供應商信息調查表》的方式進行調查。
2、產品標準、生產工藝熟悉了解
考慮到審核時間以及成本的問題，供應商現場審核的時間一般為1-2天，節奏一般安排得比較緊湊。
在短短的一兩天內,是很難詳細了解供應商的全貌，只能選擇一些特別關注或者認為風險較大的內容進行現場了解以及確認。
故在開展現場審核前，審核小組通常需要收集采購產品/物料相關的標準以及生產工藝，與國家標準、行業標準、企業內控標準進行對比，針對有差異或者存疑的項目進行現場審核以及溝通。
3、審核前分工
在審核前需要制定審核計劃，并將審核計劃提供給供應商，讓供應商安排好相應的人員，做好審核現場的接待工作。在審核計劃中主要包含的信息有：參與審核的人員信息、審核時間安排、審核范圍、審核內容等。
另外，如果審核小組有3人以上，有經驗的審核組長通常會對審核小組做一個細致的分工，可根據各個審核組員日常工作關注的內容來進行分工，例如：
研發人員：審核產品的研發過程、生產工藝、質量標準等；
采購人員：審核供應商管理、產品售后服務管理等；
質量管理人員：審核質量管理體系執行情況等。
二、審核前接觸
有經驗的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進入了審核狀態。比如：
去機場或火車站接你的司機，就是你的信息來源，聊天是最好的審核方式。
1、核心信息點
1）工廠真實運營狀態：
“最近經常接送像我們這樣的客戶來審核嗎？”（判斷業務繁忙程度）
“你們工廠周末需要加班嗎？”（側面了解訂單飽和度）
2）員工穩定性：
“您在這家工廠開多久車了？車隊同事變動大嗎？”（高流動性可能暗示管理問題）
“工廠最近有組織員工活動嗎？”（福利待遇的間接體現）
3）管理層風格：
“你們老板平時在工廠嗎？”（判斷管理層是否親臨一線）
“聽說你們去年擴產了，新車間用的還順手嗎？”（驗證宣傳真實性）
2、話術技巧
偽裝成閑聊：用“聽說”“最近”等模糊詞降低對方警惕
利益共情：“你們司機也挺辛苦的，經常要接送晚班客戶吧？”
三、首次會議
一般來講在審核計劃中，都會有“首次會議”的要求。首次會議的時間一般控制在30分鐘左右，主角應該是審核組（員）而非供應商，先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應商介紹各個部門負責人和公司基本情況。
首次會議意義重大，因為參加者包括供應商的管理層、各個部門的負責人、現場協助引導人員等。它是審核組（員）與供應商關于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。例如：
確定具體審核路線以及各區域接待人員；
審核過程的注意事項宣貫，有些化學品工廠或者氣霧劑工廠通常有嚴格的安全防護要求，在工廠生產區域參觀過程禁止攜帶手機、電子手表等電子產品；
潔凈生產車間有限制進入人數的要求等；
供應商需要保密的區域以及文件，審核過程能否通過拍照或錄像的方式進行取證。
核心信息點：
1）供應商高層參與度
僅派銷售或基層人員參會，總經理以及質量負責人缺席（可能不重視質量合規）
質量負責人座位遠離核心區（可能無實權）
高管全程念稿且無法回答技術問題（管理脫節）
2）工廠基礎信息核對
實際生產地址是否與營業執照一致（曾有工廠借用他人場地）
查驗企業經營執照原件（許可單元是否涵蓋擬采購產品類型）
四、現場參觀
1、現場參觀前的準備
現場參觀前要讓供應商提供四張圖：
工廠布局圖
蟲害布局圖
監控設施布局圖
倉庫貨物布局圖
注：對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中，方便供應商提前準備。
2、參觀路線設計
一般按生產邏輯順序，確定參觀路線：
生產動線：原料預處理間→稱量間→配制間→半成品靜置間→內包材清洗消毒間→灌裝間→包裝區
非生產區域動線：原料倉→包材倉→成品倉→實驗室→留樣室→空調系統
污水處理站、水處理系統、空調凈化系統等輔助區域可以參觀路線穿插參觀。
（注：要求全程走員工常規通道，禁用"參觀專用通道"）
五、審核小組分工
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
A組
A組的審核地點在辦公室，主要負責產品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：
入庫報告：產量、批號；
生產報告：產量、批號；
本批號成品檢驗報告：理化、微生物，化驗人員名字、化驗人員資質、產品標準、檢測方法/規范、取樣計劃、留樣記錄；
過程檢驗記錄：稱量記錄、監控記錄（質量）、異常報告、衛生記錄、設備清洗記錄、環境監控記錄、生產用水檢驗記錄；
員工記錄：抽取當班10-15%人員的健康證，并檢查當班執行清潔、操作人員的培訓記錄；
本批號成品所使用原料檢驗報告：原料種類、放行報告、各個原料檢驗記錄、化驗人員名字、化驗人員資質、原料標準、檢測方法/規范、取樣記錄；
設備維修、保養記錄。
注：A組只關注于追溯產品相關的所有信息，即已經發生過的管理活動。
A組的審核路徑為：
1）在成品庫中選擇已放行的產品，對外包裝箱進行照相，記錄批號和數量。
2）將成品帶回辦公室讓供應商提供與此批號產品相關的所有信息。（見上）。
B組
負責文件審核，文件主要包括程序文件、作業指導書和報告，如：
投訴管理；
內審/自查；
管理評審；
培訓管理；
設備維修、保養；
不合格品控制；
糾正預防措施；
設備儀器校驗（包括生產線、實驗室）；
源頭（供應商）管理；
蟲害管理（合同、檢查記錄、分析報告）；
社會責任；
召回演練。
C組
主要負責生產現場操作行為，包括生產車間、庫房和實驗室，如：
現場衛生；
GMP/5S檢查記錄；
現場操作文件（SOP）管理；
記錄管理（清潔、質量、蟲害、維修、異物）；
標識管理：化學品、半成品、原料、包材、成品；
人員培訓（關鍵崗位+一般崗位）；
設施、設備衛生設計；
交叉污染防護、潤滑油等級；
原料/成品倉庫衛生；
物品標識；
先入先出；
化學品庫；
實驗室：安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風櫥、化學品臺賬、強酸（堿）存放、試劑標識（名稱、日期）、檢測儀器內部校驗計劃、檢測方法管理、檢測結果管理（簽字+日期）、檢測記錄管理、檢測人員資質、微生物實驗室（培養基+消毒+空白試驗+培養箱溫度校驗）。
六、審核方法
1、追溯性審核
質量管理體系所管理的活動，可以通過一個已經生產出來的產品進行追溯。
在倉庫中剛剛生產1周左右的產品，可能還沒有到消費者手中，或者即使到了消費者手中，還沒有發生（或沒有得到）投訴報告。因此對投訴管理的驗證，需要用更早批次的產品進行。
2、系統性審核
在現場執行審核的審核員，主要是觀察現場的操作行為。
針對操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責任和方法，但仍然解決不了問題的重復發生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機制設計相關，到這個層次基本上就能夠判斷企業的系統風險管理水平了。
七、末次會議
末次會議的主要目的就是與供應商管理層確定需要整改的事項，要求對方當場確認事實，避免后期扯皮。同時將我們整改的期限告知供應商，否則會影響后續的合作進度。
八、結語
供應鏈的質量，決定產品的底線；審核的嚴謹度，定義品牌的未來。
化妝品行業的競爭，表面是產品的較量，實則是供應鏈體系的比拼。每一次現場審核，都是對品質防線的加固，對消費者承諾的兌現。本文梳理的審核要點，不是冰冷的條款羅列，而是無數行業教訓沉淀出的生存法則，細節之處皆是戰場。
希望這份指南能助您練就"火眼金睛"，在看似合規的表象下識別真偽，與真正優質的供應商建立長期共贏的合作關系。畢竟，在化妝品行業，沒有偶然的質量，只有必然的管理。
