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第1章 總則
第1條 目的：
為了規范供應商信息的收集、整理和存檔管理工作，促進公司充分了解供應商的供應、交期、品管等能力，從而為公司制定采購決策提供依據，特制定本制度。
第2條 適用范圍：
本制度適用于采購部人員收集、整理、存檔供應商信息等相關工作。
第3條 職責分工：
1.供應商主管負責審核和落實供應商信息管理制度，監督供應商信息管理過程。
2.采購專員負責分析和核定供應商信息，評價供應商資信等。
3.采購文員負責收集、整理、存檔、保管供應商信息。
第2章 供應商信息的收集
第4條 供應商信息的內容：
供應商信息的內容主要包括以下四個方面。
1.供應商基礎資料，也就是公司掌握的供應商最基本的原始資料，主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網址、負責人、聯系人，公司概況，設備狀況，人力資源狀況，主要產品及原材料等。
2.供應商特征信息，包括供應能力、發展潛力、企業規模和知名度等。
3.供應商業務狀況，主要包括目前及以往的銷售實績，經營管理者和業務人員的素質，與其他競爭公司的關系，與本公司的業務聯系及合作態度等。
4.交易活動現狀，主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策、企業信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。
第5條 實施信息收集：
1.采購專員制訂周密、切實可行的信息收集計劃，并報采購部經理審批。
2.供應商主管將收集計劃分解并分配給采購專員。
3.采購文員按照信息收集的目的和要求設計出合理的信息收集提綱與表格。
4.采購文員按照任務的特點，選擇合適的收集方式和方法。
第3章 供應商信息的整理
第6條 供應商信息的分類：
供應商信息按照來源不同一般分為以下五類，采購專員應按照以下分類整理信息。
1.基本情況，包括供應商代碼、供應商名稱、供應商地址、開戶銀行、開戶賬號、稅號、聯系人、電話、傳真等。
2.資料類，主要包括營業執照、執照到期日期、生產許可證、許可證到期日期、質量體系證書、證書到期日期、產品標識、行業檢測報告及有效期、企業簡介、配套設備情況、供應商基本情況調查表等。
3.合同類，包括供應商質量保證協議、配套產品保修服務協議、合同及合同編號、技術協議。
4.產品類，包括物料編碼、產品名稱、圖號、價格、企業行業標準、產品執行標準等。
5.流程類，包括樣品小批鑒定表、供應商評價記錄、供應商批準表格等。
第7條 供應商信息的整理：
1.采購文員負責收集和審核供應商基礎信息的資料，包括營業執照、生產許可證、經營許可證、印刷許可證和稅務登記證等。
2.采購專員對供應商進行分類與編號，分類的方法按公司編碼規定。
3.采購文員按照供應商編號，將采購專員核定的供應商信息錄入信息管理系統，建立供應商檔案卡。
4.采購文員把信息以調查報告、資料摘編、數據圖表的形式整理出來。
5.采購專員將這些信息資料與收集計劃進行對比分析，如不符合要求，還要進行補充收集。
第4章 供應商信息的存檔
第8條 供應商信息存檔規定：
1.按照領導審批和公司規定，采購文員將供應商信息資料注明密級。
2.將資料按來源、時間、內容等分成若干層次和類別。
3.歸檔的資料應齊全完整，按照順序或編號進行裝訂。
4.將裝訂好的資料，按照公司的編碼規則編號、標注標題，并編制卷內目錄。
5.按照分類將案卷整齊放在規定的檔案柜或檔案架上。
6.定期對資料進行整理、清理、核對。
第9條 供應商信息借閱規定：
1.借閱資料時，必須辦理借閱手續。借閱人員需注明借閱資料、期限及用途等，由借閱人員部門領導審批，并由采購部經理審批。
2.采購文員審核“借閱申請單”，并及時登記借閱信息。
3.借閱人員應準時送還資料，采購文員應核對資料，并登記。
4.如出現借閱異常時，采購文員應了解情況，必要時上報部門領導。
第10條 供應商信息管理的注意事項：
1.供應商信息管理應保持動態性， 需要根據供應商情況的變化， 不斷地加以調整，清理過舊資料，及時補充新資料，并進行跟蹤記錄。
2.供應商信息管理工作應提高質量和效率，不能將供應商檔案束之高閣，應以靈活的方式及時全面地提供給業務人員和有關人員。
第11條 公司員工應理解并遵守供應商信息管理制度的相關規定。
第12條 供應商信息的標注、保存、借閱、打印、復制、分發傳遞、銷毀、監控和失密情況的處理，按公司信息保密制度的相關規定執行。
第5章 附則
第13條 本制度由采購部負責制定，報采購總監審批后執行。
第14條 本制度自頒布之日起實行。
