從供應商尋源到供應商選擇，是被采購從業者認為最具價值的一部分工作。如何才能引進真正匹配企業需要的合格供應商？其完整的流程是怎樣的？下面是詳細的步驟和簡要的說明。

 

1、供應商尋源-起點

 

　　在哪些情況下，企業需要啟動供應商尋源流程？

 

　　新產品開發。以某日化廠為例，原本主打產品是面霜。為適應市場需求，企業決定推出洗面奶。新產品的開發及投產需要采購部協助尋找新的原材料、輔料和包材，以及新的生產設備如灌裝機、貼標機等。

 

　　現有供應商的產品質量、服務表現不佳。

 

　　因成本節省需要開發新供應商。雖然與原有供應商的合作一直很穩定，但由于外在和內在環境的變化，企業需要開發新供應商以降低生產成本和經營成本。例如，經濟下行消費降級造成產品銷量下降；或者市場競爭者多，企業的產品不得不降價以求生存和自保。

 

　　在開始尋找新供應商前，采購人員需要先整理好產品規格說明或服務規范，以及基礎的供應商資質要求，如具備質量管理體系、就近原則、或者必須有同類型客戶背景等等。

 

2、供應商尋源渠道和長名單

 

　　供應商的尋源渠道有如下數種，不同渠道的適用性不同。

 

　　如果是成熟的企業，通常都有合作過的歷史供應商，從企業ERP系統中拉出歷史訂單數據或者付款數據，就能找到曾經合作過的供應商。

 

　　互聯網曾經是很常用的一種尋源手段，實際上互聯網用于了解產品信息、市場動態、企業基本信息是有利的工具，但直接從互聯網上找供應商變得越來越困難，一方面信息越來越多，甄別信息的真實性越來越困難，另一方面由于缺乏信任基礎，在審核資質上需要花費更多的時間。比較適用于知名品牌、通用產品的尋源。

 

　　供應商的尋源的起點對從哪種渠道尋源有一定影響。比如企業開發新產品時，從原輔料到生產設備、服務等都需要尋找新供應商。這種，情況下行業展會是最為有效的一種方式，因為所有行業領域內的供應商都會出席，可以現場面對面交流，真實可信；通過產品展示、設備運行演示可以更直觀了解產品和設備。

 

3、供應商評估與短名單

 

　　長名單確定后，采購人員會要求供應商填寫《供應商信息調查表》，對供應商進行書面材料的審核，從財務能力、生產能力、交付能力、合作意向等方面評估供應商是否匹配企業的采購需求。

 

　　必要的情況下需要進行現場走訪，特別是生產型企業，需要了解生產設備的狀況、生產人員的狀態、與企業管理層交流了解情況供應商的經營戰略，以判定該供應商是否有具備長遠的發展能力。

 

　　經過書面評估和現場走訪評審為資質合格的供應商，我們通常稱為短名單。

 

　　需要說明的是，從長到短是一種理想或理論上的采購尋源和評審過程。在現實中，情況復雜得多。比如由于采購人員資歷有限，可聯系到的供應商不多；或者由于企業的采購量較小，愿意參與的供應商也并不多；又或者因為時間緊急，只能是盡快找到兩三家供應商參與評審和選擇，所以從長到短的過程往往會被忽略掉。

 

4、直接采購中的供應商選擇-質量評審

 

　　直接采購中的供應商選擇流程非常嚴格，采購人員在篩選出供應商短名單后，后續就是質量部從質量管理體系評審的角度對供應商進行現場審核。

 

　　供應商質量評審，包含哪些方面？人、機、料、法、環、測是全面質量管理理論中的六個影響產品質量的主要因素，簡稱為5M1E。

 

　　人：人員的技能和素質要求、操作與安全培訓、身體狀況等。

 

　　機：機器設備、儀器登記表的狀態以及維護保養。

 

　　料：原材料的購買渠道、來料檢查與存放；成品的檢驗、存儲與運輸。

 

　　法：與審查相關的法律法規、書面管理制度等。

 

　　環：辦公環境、生產環境、倉儲環境對產品質量的影響。

 

　　測：執行檢測的人員資質、以及采用的檢測儀器和設備是否在校準期內。

 

　　供應商質量評審合格后，通常需要供應商提供樣品、試機后才能入選最終的合格供應商名單。

 

5、間接采購中的供應商選擇-采購方式

 

　　在間接采購業務中，采購人員根據項目規模大小和重要性采用不同的采購方式，如競價、邀請招投標、談判等；并制定匹配項目的評分表。

 

　　短名單中的供應商將被邀請參與競價、競標或者談判。由于供應商資質已被認定為合格，因而競價和競標階段重點評選的是商務報價、產品性能、服務方案、以及其他針對該項目的特殊要求等。

 

　　評分表中的打分權重，一般性的規則是商務分（價格和付款條款等）占據40%-60%的比重；技術分（產品性能、服務方案、交期等）占據40-50%的比重; 其他要素如環境安全評定在必要的情況也需要納入到評選項中。

 

　　供應商從尋源到選擇是一個復雜和充滿挑戰的過程，涉及不同的參與部門和負責人；不同行業和產品在供應商的選擇過程中有著千差萬別的特點和要求。

 

　　采購人員應以高度的專業素養和謹慎的態度去應對和處理。