手機版
目 錄
1 目的
2 適用范圍
3 主要應對的風險
4 職責分工
4.1 經理層
4.2 部門經理
4.3 審核聯系人
5 管理內容和要求
5.1 體系審核分類
5.2 年度體系審核計劃
5.3 內部審核
5.3.1 確定審核組
5.3.2 準備審核方案
5.3.3 舉行首次會議
5.3.4 信息收集及驗證
5.3.5 審核中的溝通
5.3.6 形成審核發現
5.3.7 準備審核結論
5.3.8 舉行末次會議
5.3.9 編制及發布管理體系審核報告
5.3.10 審核發現關閉
5.3.11 改進、激勵及考核
5.4 外部審核
5.5 專項審核
5.6 內審員管理
6 附則
7 附件
1、目的
為了保證組織的管理體系符合相關標準和要求，有效地實現組織的方針和目標，持續改進組織的績效和滿足相關方的期望，本辦法規定了組織內部審核、外部審核和管理評審的原則、流程和要求。
2、適用范圍
本辦法適用于組織內部審核、外部審核和管理評審的策劃、實施和跟蹤的所有活動，包括質量管理體系、環境管理體系、職業健康安全管理體系等各類管理體系。
3、主要應對的風險
本辦法主要應對以下風險：
管理體系不符合相關標準和要求，導致認證或合規失敗；
管理體系不適應組織和外部環境的變化，導致失去競爭力或發生危機；
管理體系未效地運行，導致資源浪費或質量問題；
管理體系未持續改進，導致滯后或落后于行業水平；
管理體系不滿足相關方的期望，導致信譽受損或投訴增加。
4、職責分工
4.1 經理層負責：
確立組織的方針、目標和策略，并確保其與管理體系相一致；
提供管理體系所需的資源、支持和授權，并確保其充分有效；
參與管理評審，并根據評審結果做出決策和指示；
關注內外部審核的結果，并推動糾正措施和改進措施的實施；
領導并激勵組織內部和外部相關方參與管理體系的建立、運行和改進。
4.2 部門經理負責：
貫徹執行經理層的方針、目標和策略，并將其分解為部門層面的目標和計劃；
確保部門內部建立、實施和維護符合管理體系要求的過程、程序和記錄；
配合內外部審核，并及時采取糾正措施和改進措施；
監控并評價部門的過程績效、產品質量和顧客滿意度，并及時采取糾正措施和改進措施；
培訓并督促部門員工遵守管理體系要求，并提高員工的質量意識和能力。
4.3 審核聯系人負責：
協調內外部審核活動，并與審核方案管理人員、審核組長和受審核方進行溝通；
通知受審核方審核的目的、范圍、時間、方法等信息，并協助受審核方做好準備工作；
參與首次會議和末次會議，并記錄會議內容；
協助審核組收集并驗證信息，并提供必要的支持；
跟蹤并驗證受審核方采取的糾正措施和改進措施，并報告結果。
5、管理內容和要求
5.1 體系審核分類
根據審核方與受審核方的關系，體系審核分為以下三類：
內部審核：由組織內部的審核員對組織的管理體系進行的審核，也稱為第一方審核；
外部審核：由組織外部的審核員對組織的管理體系進行的審核，包括第二方審核和第三方審核；
第二方審核：由組織的客戶或其他外部相關方對組織的管理體系進行的審核；
第三方審核：由獨立的認證機構或其他權威機構對組織的管理體系進行的審核。
5.2 年度體系審核計劃
年度體系審核計劃是對一年內要進行的內部審核和外部審核的安排，包括以下內容：
審核目標：明確每次審核要達到的目的和效果；
審核范圍：明確每次審核要覆蓋的管理體系、過程、部門、地點等；
審核準則：明確每次審核要遵循的標準、規范、程序等；
審核時間：明確每次審核要進行的日期和時長；
審核方法：明確每次審核要采用的方式和技術，如現場訪談、文件審查、數據分析等；
審核資源：明確每次審核要分配的人員、設備、資料等。
年度體系審核計劃應根據以下因素制定：
組織的方針、目標和策略；
組織和外部環境的變化；
管理體系的性質、功能、復雜程度、風險和機遇等；
管理體系的運行狀況和績效水平；
上次內外部審核的結果和改進情況；
相關方的需求和期望。
年度體系審核計劃應由質量負責人（或指定人員）編制，經經理層批準后下發至相關部門，并根據實際情況進行調整和更新。
5.3 內部審核
5.3.1 確定審核組
質量負責人（或指定人員）根據年度體系審核計劃，確定每次內部審核的組成成員，包括：
審核組長：負責領導并協調整個內部審核活動，與受審核方溝通并報告結果；
審核員：負責按照分工執行內部審核任務，收集并驗證信息，并形成發現；
聯絡員：負責協助內部審核活動，為審核組提供必要的指引和支持；
觀察員：負責觀察內部審核活動，不參與收集信息或形成發現。
內部審核組成員應具備以下條件：
通過培訓考核，獲得內審員資格證書；
熟悉管理體系標準和要求，了解受審過程或領域；
掌握內審原則、方法和技巧，能夠有效地收集并驗證信息；
具有良好的溝通能力和職業素養，能夠客觀公正地進行評價；
與受審過程或領域無直接利益關系或利益沖突。
5.3.2 準備審核方案
內部審核組長根據年度體系審核計劃，制定具體的內部審核方案，包括以下內容：
審核目標、范圍、準則等基本信息；
審核組成員及分工，包括每個審核員要審核的過程、部門、地點等；
審核時間表，包括首次會議、現場審核、末次會議等的具體時間和時長；
審核方法，包括訪談、觀察、文件審查、數據分析等的具體方式和技術；
審核所需的資源，包括設備、資料、記錄等的具體需求和準備；
審核所需的成文信息，包括受審過程或領域的相關文件、記錄、數據等的具體內容和來源。
內部審核方案應由內部審核組長編制，經質量負責人或（指定人員）審批后，提前一周發給受審核方，并根據實際情況進行調整和更新。
5.3.3 舉行首次會議
內部審核組長在現場審核前召開首次會議，由質量負責人（或指定人員）、受審核方負責人、內部審核組全體成員及相關人員參加，與會人員須簽到。首次會議內容包括：
介紹內部審核組成員及分工；
說明內部審核的目的、范圍、依據和方法；
宣讀內部審核方案及解釋方案中不明確的內容；
確定聯絡員和觀察員的角色和職責；
確定內部審核中的溝通方式和聯系人；
解答受審核方的疑問或關切。
5.3.4 信息收集及驗證
內部審核組按照分工執行內部審核任務，通過訪談、觀察、文件審查、數據分析等方法收集并驗證信息，并逐項實事求是地記錄。記錄應清楚、易懂、全面，便于查閱和追溯；應準確、具體，如文件名稱、合同號、記錄的編號、設備的編號、報告的編號和工作崗位等。收集到的信息應與內部審核準則進行對照，以判斷是否符合要求。
內部審核組應及時與受審核方溝通和反饋內部審核中的發現，并對事實證據進行確認。如有必要，可采用抽樣或現場驗證等方法進行進一步核實。
5.3.5 審核中的溝通
內部審核組應在整個內部審核過程中保持與受審核方的有效溝通，避免誤解或沖突。溝通應遵循以下原則：
尊重對方，保持禮貌和專業；
傾聽對方，理解對方的觀點和感受；
表達清晰，使用簡潔明了的語言；
提問恰當，避免暗示或引導性的問題；
反饋及時，及時告知對方發現或問題；
求證客觀，以事實為依據，避免主觀判斷或推測。
5.3.6 形成審核發現
在現場審核的后期，內部審核組長主持召開一次內部審核組內部會議，對收集到的信息進行整理、分析、篩選，得到審核證據。將審核證據與內部審核準則相比較，作出客觀的判斷和綜合評價，形成內部審核發現。內部審核發現包括以下內容：
符合項：指受審過程或領域符合內部審核準則的情況；
不符合項：指受審過程或領域不符合內部審核準則的情況；
改進機會：指受審過程或領域雖然符合內部審核準則，但仍有改進的空間或潛力的情況；
良好實踐：指受審過程或領域超出內部審核準則的要求，表現出優秀的績效或創新的方法的情況。
內部審核組應根據內部審核發現的產生原因和嚴重程度，確定不符合項的類型和等級，以便于采取相應的糾正措施和改進措施。不符合項的類型和等級如下：（僅供參考）
體系性不符合：指由于管理體系文件或程序本身存在缺陷或不完善，導致受審過程或領域無法有效地實現目標或要求的情況；
實施性不符合：指由于管理體系文件或程序沒有得到有效地執行或遵守，導致受審過程或領域無法有效地實現目標或要求的情況；
效果性不符合：指由于管理體系文件或程序雖然得到有效地執行或遵守，但仍然無法達到預期的效果或滿足相關方的期望的情況；
也可區分為：
嚴重不符合：指可能導致產品質量、顧客滿意、法律合規、安全環保等方面的重大風險或損失的情況；
一般不符合：指不會導致產品質量、顧客滿意、法律合規、安全環保等方面的重大風險或損失，但仍需改進的情況。
內部審核組應就內部審核發現編制內部審核報告，報告應包括以下內容：
內部審核基本信息，如目標、范圍、準則、時間、方法等；
內部審核發現的描述，如發生地點、發生時間、涉及人員、涉及文件等；
內部審核發現的判斷依據，如內部審核準則中的具體條款或要求；
內部審核發現的類型和等級，如體系性不符合、嚴重不符合等；
內部審核發現的糾正措施建議，如采取何種措施、在何時完成等。
5.3.7 準備審核結論
在形成內部審核發現后，內部審核組應根據內部審核發現的數量、類型、等級和分布，對受審過程或領域進行綜合評價，并準備內部審核結論。內部審核結論包括以下內容：
對受審過程或領域是否符合內部審核準則的判斷，如完全符合、基本符合、局部符合或不符合等；
對受審過程或領域是否有效地運行和改進的評價，如優秀、良好、一般或差等；
對受審過程或領域存在的主要問題和改進機會的分析和總結；
對受審過程或領域需要采取的糾正措施和改進措施的建議和要求。
5.3.8 舉行末次會議
內部審核組長在現場審核后召開末次會議，由質量負責人（或指定人員）、受審核方負責人、內部審核組全體成員及相關人員參加，與會人員須簽到。末次會議內容包括：
重申內部審核的目的、范圍和依據；
介紹內部審核的實施情況，如審核過程、審核方法、審核資源等；
宣讀內部審核報告，包括內部審核發現、評價和結論；
征求受審核方的意見或反饋，并解決或記錄存在的爭議或異議；
確定內部審核后續工作的要求和安排，如糾正措施的實施和驗證、改進措施的跟蹤和評估等。
5.3.9 編制及發布管理體系審核報告
內部審核組長在末次會議后，根據內部審核報告和會議記錄，編制管理體系審核報告。管理體系審核報告是對整個內部審核活動的總結和反饋，包括以下內容：
內部審核基本信息，如目標、范圍、準則、時間、方法等；
內部審核組成員及分工；
內部審核實施情況，如首次會議、現場審核、末次會議等的具體過程和內容；
內部審核發現，如符合項、不符合項、改進機會、良好實踐等的具體描述和統計；
內部審核評價和結論，如對受審過程或領域的符合性和有效性的綜合評價，對存在的主要問題和改進機會的分析和總結，對需要采取的糾正措施和改進措施的建議和要求；
內部審核后續工作的安排，如糾正措施的實施和驗證、改進措施的跟蹤和評估等的具體時間和責任。
管理體系審核報告應由內部審核組長編制，經質量負責人（或指定人員）審批后，及時發給受審核方、經理層及相關方，并作為管理評審的輸入。
5.3.10 審核發現關閉
受審核方應根據內部審核發現，分析原因，制定并實施糾正措施和改進措施，并在規定的時間內完成。受審核方應將糾正措施和改進措施的結果及證據報告給內部審核組長。
內部審核組長應根據報告和證據，驗證糾正措施和改進措施的有效性，并判斷是否關閉內部審核發現。如驗證結果不滿意，可要求受審核方重新采取措施，并重新驗證。
內部審核發現關閉后，應將相關記錄歸檔，并在下次內部審核中進行確認。
5.3.11 改進、激勵及考核
質量負責人（或指定人員）應根據管理體系審核報告，對受審過程或領域進行改進、激勵及考核。具體內容包括：
改進：根據內部審核發現中存在的問題和改進機會，制定并實施改進計劃，并跟蹤并評估改進效果；
激勵：根據內部審核發現中表現出的優點和良好實踐，給予受審過程或領域以表彰或獎勵，并推廣或分享其經驗或方法；
考核：根據內部審核評價和結論，對受審過程或領域進行績效考核，并給予相應的獎懲或反饋。
5.4 外部審核
外部審核是由組織外部的審核員對組織的管理體系進行的審核，包括第二方審核和第三方審核。外部審核的目的是驗證組織的管理體系是否符合相關標準和要求，是否滿足相關方的期望，是否具有持續改進的能力。
5.4.1 第二方審核
第二方審核是由組織的客戶或其他外部相關方對組織的管理體系進行的審核，如供應商審核、合作伙伴審核等。第二方審核的目的是評價組織的管理體系是否能夠滿足合同或協議中規定的要求，是否能夠保證產品或服務的質量，是否能夠建立和維持良好的合作關系。
第二方審核應遵循以下原則：
雙方協商：雙方應在審核前就審核的目的、范圍、時間、方法等達成一致，并簽訂相應的協議；
互利互惠：雙方應在審核中相互尊重、相互信任、相互支持，實現雙贏；
客觀公正：雙方應在審核中以事實為依據，避免主觀判斷或偏見，避免利益沖突或不正當行為；
保密性：雙方應在審核中保護對方的商業秘密或敏感信息，不泄露或濫用。
第二方審核應遵循以下流程：
雙方協商并確定審核計劃，包括審核目標、范圍、準則、時間、方法等；
審核方組建審核組，并通知被審核方審核組成員及分工；
審核組到達被審核方，并舉行首次會議，介紹審核計劃及相關事宜；
審核組按照計劃執行現場審核，收集并驗證信息，并形成發現；
審核組舉行末次會議，報告現場審核結果，并提出改進建議；
審核組編制并提交第二方審核報告，并要求被審核方采取糾正措施和改進措施；
審核組跟蹤并驗證被審核方采取的糾正措施和改進措施，并關閉發現。
5.4.2 第三方審核
第三方審核是由獨立的認證機構或其他權威機構對組織的管理體系進行的審核，如質量認證、環境認證等。第三方審核的目的是證明組織的管理體系是否符合國際或國家認可的標準或規范，是否具有公信力和權威性，是否能夠獲得市場認可和競爭優勢。
第三方審核應遵循以下原則
獨立性：第三方應與被審核方無任何利益關系或利益沖突，保持中立和公正；
專業性：第三方應具備相應的資質和能力，按照規范和程序進行審核，并提供可靠和有效的證據；
公開性：第三方應公開其標準、方法和結果，接受社會監督和評價；
責任性：第三方應對其所提供的服務和結果承擔責任，并及時處理投訴或異議。
第三方審核應遵循以下流程：
被審核方向第三方申請認證，并提供相關信息和資料；
第三方對被審核方進行初步評估，并確定認證計劃，包括認證目標、范圍、準則、時間、方法等；
第三方組建審核組，并通知被審核方審核組成員及分工；
審核組到達被審核方，并舉行首次會議，介紹認證計劃及相關事宜；
審核組按照計劃執行現場審核，收集并驗證信息，并形成發現；
審核組舉行末次會議，報告現場審核結果，并提出改進建議；
審核組編制并提交第三方審核報告，并根據結果決定是否授予認證證書；
審核組跟蹤并驗證被審核方采取的糾正措施和改進措施，并進行監督和復審。
5.5 專項審核
專項審核是針對某一特定的主題或目的，對組織的管理體系進行的審核，如風險評估、客戶投訴、事故調查等。專項審核的目的是識別和分析組織的管理體系在某一方面存在的問題或風險，提出并實施相應的糾正措施和改進措施。
專項審核應遵循以下原則：
針對性：專項審核應根據特定的主題或目的，確定合適的范圍、準則、方法等；
靈活性：專項審核應根據實際情況，靈活調整和安排審核計劃和資源；
時效性：專項審核應及時進行，并盡快報告結果和采取措施；
有效性：專項審核應能夠有效地解決問題或降低風險，并持續改進。
專項審核應遵循以下流程：
確定專項審核的主題或目的，如風險評估、客戶投訴、事故調查等；
確定專項審核的范圍、準則、時間、方法等，并制定專項審核計劃；
組建專項審核組，并通知相關方專項審核組成員及分工；
執行專項審核計劃，收集并驗證信息，并形成發現；
編制并提交專項審核報告，并提出糾正措施和改進措施建議；
跟蹤并驗證采取的糾正措施和改進措施，并關閉發現。
5.6 內審員管理
內審員是指具備內審員資格證書，能夠參與內部審核活動的人員。內審員管理主要包括對內審員進行培訓、考核、分配、激勵等活動，以保證內審員的數量、質量和效率。
內審員管理應遵循以下原則：
規范性：內審員應按照規定的標準和程序進行培訓、考核、分配等活動，并記錄相關信息；
公平性：內審員應根據其能力和表現，得到公平的分配和激勵，不受任何歧視或偏袒；
持續性：內審員應根據管理體系的變化和發展，不斷更新知識和技能，提高水平和能力。
內審員管理主要包括以下內容：
培訓：質量負責人（或指定人員）根據年度體系審核計劃，確定內審員培訓需求，并安排培訓內容、時間、地點等。培訓內容包括管理體系標準和要求、內審原則和方法、內審技巧和案例等。培訓方式包括課堂講授、案例分析、角色扮演、模擬審核等。培訓對象包括新招募的內審員候選人、已有的內審員和其他有意向的人員；
考核：質量負責人（或指定人員）在培訓結束后，對培訓對象進行考核，考核內容包括理論知識和實踐技能。考核方式包括筆試、口試、模擬審核等。考核結果包括合格和不合格。合格者頒發內審員資格證書，不合格者可重新參加培訓和考核；
分配：質量負責人（或指定人員）根據年度體系審核計劃，確定每次內部審核的組成成員，并分配相應的任務。分配時應考慮內審員的資歷、能力、經驗、興趣等因素，避免利益沖突或偏見；
激勵：質量負責人（或指定人員）根據每次內部審核的結果，對內審員進行激勵，激勵方式包括表彰、獎勵、晉升等。激勵時應考慮內審員的貢獻、表現、態度等因素，鼓勵優秀的內審員，幫助不足的內審員。
6、附則
本辦法由 XXXX 部門制定，經經理層批準后實施，并定期進行評估和修訂。
本辦法自發布之日起生效，如有疑問或建議，請聯系質量負責人（或指定人員）。
本辦法解釋權歸組織所有。
7、附件：（僅供參考）
附件1 ××××年度體系審核計劃
附件2 管理體系審核方案
附件3 管理體系審核檢查表
附件4 不符合分級評定標準表
附件5 不符合確認及整改跟蹤表
附件6 管理體系內部審核報告
