手機版
對于初入審核領域的新人來說，編寫專業、清晰的審核記錄常被視為一項挑戰。本文從問題根源出發，結合實踐方法，系統化梳理提升能力的路徑，相信，看完之后，你會有所收獲。
問題診斷：為何難以編寫審核記錄？
原因1、基礎認知不足
不理解體系審核的具體要求，比如對ISO 9001（質量）、ISO 14001（環境）、ISO 45001（職業健康安全）等標準要求理解不深，導致記錄內容與條款脫節。
在審核過程中，審核記錄是至關重要的環節，必須確保其準確性和完整性，并嚴格符合相關標準的要求。
原因2、實踐經驗欠缺
面對審核流程和標準的不熟悉以及實踐經驗的匱乏，可能會讓人在撰寫審核記錄時感到無從下手。
此時，應從基礎入手，首先了解審核記錄的基本結構和關鍵要素。
通常，審核記錄包含以下幾個部分：審核發現、客觀證據、條款對照以及合規性判斷。
要明確每個部分應涵蓋的內容，并掌握如何清晰、準確地組織語言，以確保記錄符合規范要求。
原因3、不會證據收集
不知道如何進行現場觀察和收集證據。
審核記錄的核心在于客觀證據的獲取，因此需要掌握識別關鍵控制點的方法，并準確記錄相關數據、文件或現象。
例如，如果在審核中發現某工序未按作業指導書操作，應詳細記錄具體的時間、地點、操作人員信息，以及引用的文件編號等細節。
通過系統化的指導和實踐，可以逐步提升識別和記錄關鍵信息的能力，確保審核記錄的完整性和準確性。
原因4、標準條款模糊
不清楚如何將審核發現與標準條款對應起來。
這時候需要熟悉每個體系的標準條款，最好能隨身攜帶標準手冊或電子版，方便隨時查閱。
同時，使用檢查表模版可能會有幫助，確保覆蓋所有必要的審核點，避免遺漏。
原因5、表述主觀化
在撰寫審核記錄時，保持客觀性和準確性至關重要。審核記錄必須基于事實，避免主觀判斷或情緒化語言。
為此，應提醒自己使用中性詞匯，并確保所有記錄內容可追溯。
例如，在記錄中注明文件編號、記錄編號、版本號等關鍵信息，以增強記錄的可信度和可驗證性。
通過這種方式，可以有效避免主觀偏差，確保審核記錄的嚴謹性和可靠性。
原因6、不會模仿學習
不知參考使用審核記錄模板和范例。
不知參考現有的優秀審核記錄模板，學習他人的結構和表達方式，然后通過模仿來提升自己的寫作能力。
同時，建議多請教有經驗的審核老師，獲取反饋，不斷改進。
原因7、缺乏審核復盤
不知如何練習和積累經驗。
缺乏在每次審核后復盤，分析記錄中的不足，逐步積累常見問題的記錄方式，提升專業術語的運用能力。
原因8、沒有邏輯性和條理性
不會注意邏輯性和條理性。
不知審核記錄需要分類清晰，比如按部門、過程或條款分類，使用編號或項目符號分點記錄，避免混亂。
不會學習如何結構化自己的記錄，使其易于閱讀和理解。
綜上各種原因，總結下來，需要小伙伴們從基礎知識、證據收集、條款對應、客觀性、模板使用、經驗積累、邏輯結構、專業術語等方面進行學習提升，才能系統性地提升審核記錄寫作能力。
8大核心方法：從入門到精通
我們用三體系舉例說明，作為三體系（ISO 9001質量管理體系、ISO 14001環境管理體系、ISO 45001職業健康安全管理體系）審核員，編寫審核記錄是核心能力之一。
以下是提升審核記錄寫作能力的實用方法，分步驟解決你的困擾：
方法1：掌握審核記錄的基本要素
審核記錄需包含以下核心內容，確保完整性和可追溯性：
1、審核發現：觀察到的事實（如符合或不符合項）。
2、客觀證據：具體數據、文件、記錄、現場觀察結果（如文件編號、設備名稱、對話記錄）。
3、條款對照：明確引用對應標準的條款（如ISO 9001:2015 8.5.1）。
4、合規性判斷：說明是否符合標準要求，或不符合的具體原因。
5、風險/影響分析：指出問題可能導致的后果（如質量風險、環境污染、安全隱患）。
示例模板說明
審核對象：研發部設計輸入管理
審核條款：ISO 9001:2015 8.3.3
發現：客戶合同中要求的防水等級（IP68）未納入設計輸入文件。
證據：合同CT-2024-08；設計輸入清單（版本V2.3，無IP68要求）。
結論：不符合，可能導致產品測試不達標。
方法2：強化現場觀察能力
1、聚焦關鍵點：
關注體系運行的核心環節（如文件控制、內審、管理評審、應急響應）。
2、記錄細節：
用“5W1H”原則描述問題（Who、What、where、When、Why、How）。例如：“2024年10月10日，倉庫管理員張三（工號002）未按《化學品管理程序》QP-12要求填寫MSDS清單，導致危險化學品（丙酮）未標識存放區域。”
3、避免主觀描述：用事實代替推測。
錯誤描述舉例：“員工安全意識差。”
正確描述舉例：“現場發現2名員工未參加2023年度安全培訓（記錄編號：TRAIN-2024-09）。”
方法3：熟悉標準條款并建立對應關系
1、隨身攜帶標準手冊：審核時快速對照條款，標注重點。
2、使用檢查表模版：提前按條款設計檢查項，確保覆蓋所有審核點。
例如：ISO 9001 8.5.1生產控制 → 檢查作業指導書、設備維護記錄、首件檢驗記錄等。
3、案例庫積累：將過往問題按條款歸類，形成快速參考指南。
方法4：借鑒優秀記錄范例
1、模仿范例：
參考資深審核員的記錄，分析其結構化表達（如分點陳述、證據鏈清晰）。
例如：符合項描述：
“采購部2023年第三季度供應商評價記錄（文件編號：SUP-2023-Q3）顯示，已對5家關鍵供應商進行績效評分，符合ISO 9001:2015 8.4.1要求。”
例如：不符合項描述：
“設計開發輸入未包含客戶要求的耐高溫測試參數（見合同CT-2023-05），不符合ISO 9001:2015 8.3.3條款。”
2、使用結構化語言：分點陳述，避免冗長段落。
方法5：善用數字化工具
1、標準化模板：使用固定格式（如表格或分類標題），減少重復勞動。
2、數字化工具：利用Excel或專業審核軟件，自動關聯條款庫與證據文件。
3、術語庫：建立高頻術語表（如“未識別環境因素”“目標指標缺失”），避免表述偏差。
方法6：實踐與反饋閉環
1、模擬訓練：通過虛擬案例練習，對比參考答案修正不足。
2、尋求同行評審：請資深審核員點評你的記錄，重點關注證據完整性與條款準確性。
3、復盤總結：每次審核后分析記錄的不足，例如：
（1）是否遺漏了關鍵證據？
（2）條款引用是否錯誤？
（3）描述是否模糊？
方法7：規避典型錯誤
1、錯誤1：籠統描述
改進：如“文件管理混亂” → 應具體到文件編號及版本；
例：將“文件控制不到位”改為“2024年新版《檢驗規程》WI-11（版本號2.0）未在質量部受控分發清單中登記。”
2、錯誤2：混淆“觀察項”與“不符合項”
改進：明確判斷依據，如“未構成風險”則列為觀察項，反之則為不符合項。
3、錯誤3：忽略追溯性信息
改進：標注文件編號、記錄編號、版本號、具體時間/地點。
方法8：分階段能力提升計劃
1、短期（1個月內）：
熟讀三體系標準條款，制作便攜式對照表。
練習用模板記錄3-5個模擬案例。
2、中期（3個月）：
參與實際審核時，每次專注1-2個條款的記錄優化。
建立個人知識庫（術語庫、問題庫）
3、長期：
定期復盤，形成迭代改進的習慣。多總結多復盤。
如果按部就班的按照如上幾方面，通過系統化訓練和持續積累，你的審核記錄會逐步達到清晰、精準、可追溯的專業水平。
